Arquivamento e organização de documentos - Auxiliar Administrativo

Tanto o arquivamento quanto a organização de documentos fazem parte das funções de um auxiliar administrativo que, rotineiramente, precisará lidar com arquivos físicos e/ou digitais. 

O arquivamento é uma maneira de guardar documentos que estão inativados, seja porque já foram utilizados ou porque ainda levarão algum tempo para serem requisitados novamente. 

A depender do documento, é necessário que o mesmo seja armazenado por anos antes de ser descartado, mesmo que nunca seja necessário utilizá-lo. Por isso, o arquivamento e a boa organização de documentos se tornam tão fundamentais, ressaltando a relevância dessa função do auxiliar.

Para realizar essa tarefa com excelência, é imprescindível segmentá-los de uma maneira que seja fácil encontrá-los, caso seja necessário. Isso vai depender do tipo de documento, tipo de setor do documento e também dos padrões da organização, algumas costumam separar tudo por anos, por exemplo.

Seja como for a separação, lembre-se de utilizar etiquetas de identificação visíveis fora das pastas ou caixas (ou outro organizador que a empresa usufrua) de modo que sempre fique fácil acessar os documentos. 

Também é importante cobrir as etiquetas com plástico de proteção ou fita adesiva, de modo que a informação fique protegida de rasgos, rasuras e até de perder a tinta, já que esses arquivos podem ser armazenados por muito tempo. É ideal que o local de armazenagem seja limpo, não seja úmido e também possibilite uma boa organização física das pastas e/ou caixas.

Ademais, com a ascensão da tecnologia, atualmente existem muitos arquivos digitais ou mesmo conteúdos que antes eram físicos, mas que foram digitalizados. Nesses casos, é necessário fazer o gerenciamento dos arquivos de maneira eletrônica, o que pode facilitar muito o acesso aos documentos se o inventário digital for bem organizado.

Crie pastas ou classifique áreas específicas no sistema da empresa (se houver) para garantir que os arquivos estejam sempre acessíveis. Arquivos digitais demandam bem menos tempo de serem encontrados se estiverem nomeados e organizados adequadamente do que se fossem arquivos físicos. Além disso, informações específicas podem ser acessadas sem dificuldade com mecanismos de busca digital. 

Por isso, se você precisar organizar arquivos digitais, lembre-se que é melhor organizá-los direito durante o armazenamento ao banco de dados e pastas digitais do que perder tempo tentando encontrar um documento que não está bem nomeado depois. Utilize algum dos critérios citados para organizar arquivos físicos (ano, setor, lote, etc.) e garanta a classificação adequada dos documentos digitais através de uma boa gestão eletrônica de documentos (GED).