Como validar informações básicas: Chave de acesso, QR Code e volumes nas notas fiscais

No trabalho de conferente de cargas, validar as informações dos documentos fiscais é uma etapa essencial para garantir a precisão e segurança da operação. A conferência adequada evita erros, perdas de mercadorias e problemas legais para a empresa. Entre os principais elementos a serem verificados estão a chave de acesso, o QR Code e os volumes da carga.

Validação da chave de acesso

A chave de acesso é um código numérico único que identifica a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Para conferi-la:

• Compare a chave de acesso impressa no DANFE ou no documento com a informação registrada no sistema da empresa.
• Utilize sistemas ou aplicativos oficiais para verificar a autenticidade do documento na Receita Federal.
• Certifique-se de que a chave corresponde à carga física recebida, garantindo que não houve troca ou erro de envio.

Validação do QR Code

O QR Code presente nos documentos fiscais permite consulta rápida à NF-e ou CT-e por meio de dispositivos móveis ou leitores específicos. Para conferi-lo:

• Escaneie o QR Code utilizando aplicativo autorizado ou leitor de código de barras.
• Confirme se as informações do documento eletrônico correspondem aos produtos e volumes entregues.
• Verifique se o documento não apresenta restrições, cancelamentos ou inconsistências fiscais.

Validação dos volumes

Os volumes referem-se às caixas, paletes ou embalagens que compõem a carga. A conferência deve incluir:

• Contagem física de todos os volumes indicados nos documentos fiscais.
• Verificação da integridade das embalagens e lacres de segurança.
• Conferência da identificação correta de cada volume, assegurando que estejam etiquetados de acordo com o sistema da empresa.

Boas práticas do conferente

• Realizar a conferência de documentos antes de iniciar a movimentação da carga.
• Registrar imediatamente qualquer divergência, descrevendo a situação de forma clara e objetiva.
• Manter os documentos e registros organizados, permitindo consultas futuras e auditorias.
• Utilizar ferramentas digitais sempre que possível, garantindo maior precisão e agilidade na conferência.