Compartilhamento de apresentações

Nesta aula vamos investigar alguns formatos de compartilhamento de apresentações. Como ficou claro na aula passada, é preciso ter cuidado com alguns recursos do Power Point, pois nem sempre eles vão funcionar adequadamente no momento da apresentação.

O compartilhamento é um dos momentos mais críticos de uma apresentação. Afinal, você está movendo o documento de um computador para outro, que nem sempre atende aos requisitos para uma boa apresentação.

Se sua apresentação não estiver funcionando adequadamente no momento da exposição, é provável que seja um dos seguintes problemas:

• Versão do PowerPoint: a versão que você está usando para apresentar é muito diferente da versão em que a apresentação foi criada. Isso gera incompatibilidade, reduzindo a quantidade de recursos disponíveis para uso.
• Software similar ao PowerPoint: existem softwares similares ao PowerPoint gratuitos que prometem entregar a mesma qualidade que o produto da Microsoft, mas acabam sendo incompatíveis com o mesmo.
• Falta de internet: quando pegamos um vídeo do YouTube e inserimos seu link na apresentação, o PowerPoint vai consultar a Web para consumir o vídeo. Portanto, o vídeo não funcionará se não houver internet no computador da apresentação.

Vimos na aula passada que os vídeos baixados e inseridos no PowerPoint eliminam o último problema. Aliás, o PowerPoint consegue executar o vídeo mesmo quando ele é deletado de seu computador, visto que o programa cria uma cópia de segurança visando a integridade da apresentação.

Vamos analisar algumas formas de compartilhamento do PowerPoint.

A primeira e mais usual é por meio do PDF. O método do PDF é o mais confiável que existe, pois qualquer computador com Windows é capaz de ler um PDF e a própria natureza do arquivo é bastante segura e fidedigna.

Para esse estudo, vamos abrir um novo documento PowerPoint e inserir o vídeo da aula 3.

Antes de continuar, teste se o vídeo está funcionando adequadamente. Para exportar, vamos em Arquivo > Exportar > Criar Documento PDF/XPS. 

Este será o resultado:

Estamos usando o leitor Foxit para ler o PDF. Nosso vídeo simplesmente virou uma imagem estática, deixando de ser propriamente um vídeo. Esse é o preço que pagamos por ter um documento facilmente compartilhável e independente da versão do PowerPoint do computador de destino.

Por indução lógica, você deve ter entendido que todas as animações e efeitos do PowerPoint deixarão de funcionar no documento PDF. Ou seja, pondere muito bem quais recursos vai usar em sua apresentação; muitas vezes o simples é o mais eficiente.

Outra alternativa de compartilhamento seria usar a impressão do documento. Porém, ela também gerará um arquivo PDF contendo os mesmo problemas vistos na exportação.

O método ideal de compartilhar seu documento é por meio do OneDrive, a nuvem da Microsoft. Nós conseguimos ter o mesmo documento na nuvem que no computador, ao passo que, ao acessar o OneDrive no computador de destino, podemos fazer a apresentação pelo navegador.

Para isso, vamos habilitar o salvamento automático e deixar nossa apresentação no OneDrive.

Em seu OneDrive, o documento PowerPoint ficará em Meus Documentos por padrão. Ao abrir o documento no navegador, nos deparamos com isso:

Todas as funcionalidades estão OK, e o vídeo funciona normalmente, como na versão do software do computador. Também podemos fazer a apresentação por aqui sem problema nenhum, mas isso também requer acesso à internet.

Portanto, temos as seguintes formas de compartilhamento:

• PDF: é a forma mais segura, só que elimina todos os efeitos da apresentação, inclusive os vídeos. É o formato ideal para trabalhos simples, que precisam de confiabilidade.
• Compartilhamento direto: só usamos o compartilhamento direto, que seria enviar o documento do PowerPoint ao computador de destino, se temos 100% de certeza sobre a compatibilidade das versões.
• Via OneDrive: se o computador de destino tiver acesso à internet, sem dúvidas, enviar o documento via OneDrive é a forma mais segura de ter todos os recursos do PowerPoint sem se preocupar com compatibilidade.

Atualmente, a forma mais usada é o PDF, mesmo com suas grandes desvantagens.

Prontinho, você acabou de aprender alguns detalhes importantes sobre compartilhamento de documentos PowerPoint que podem salvar sua apresentação no futuro.

Continue sua trajetória de aprendizagem!