Comunicação

Gestores e executivos que tiverem a sorte de ter secretárias – também chamadas de assistentes administrativas em muitas organizações – dirão que seu departamento ou escritório seria caótico sem elas. Uma boa secretária é o centro da roda do escritório que mantém todos no lugar e tudo no caminho certo. Habilidades de organização, atenção aos detalhes e proficiência em equipamentos de computador e escritório são habilidades importantes. Abordaremos a seguir o porquê disso. 

Comunicação Oral

As habilidades de comunicação oral estão entre as melhores habilidades que os empregadores buscam em secretárias e assistentes administrativos. 

Secretárias são frequentemente o primeiro ponto de contato para seus departamentos, e geralmente desempenham o papel de guardião. O site de emprego “Indeed” enfatiza que uma secretária seja capaz de discernir a natureza de cada telefonema ou solicitações de pessoa para pessoa e responder adequadamente. 

Isso requer tato e proficiência, pois você pode precisar solicitar informações para ajudar um chamador ou visitante corretamente. Algumas secretarias oferecem treinamento para outros funcionários, como com novos equipamentos de escritório. Outros dão apresentações de alto nível em reuniões de diretoria e comitê.

Comunicação Escrita

Excelentes habilidades de comunicação escrita também são importantes entre as habilidades de comunicação, para uma secretária, exigindo um vocabulário amplo, gramática adequada e boa ortografia. 

Esteja preparada para responder correspondência – às vezes preparando e escrevendo cartas para o chefe. Você pode tomar notas nas reuniões e, em seguida, comprimir informações relevantes em um breve resumo. Com o e-mail tão comum nos negócios, você também pode ser responsável pelas respostas de e-mail dos superiores, e você precisa tratar todos os e-mails do escritório como correspondência comercial adequada.

Comunicação Interpessoal

Boas habilidades de comunicação incluem comunicação interpessoal. Se você quer ser uma secretária, pense em si mesma como uma embaixadora, capaz de agir com diplomacia e se dar bem com diversos indivíduos. Você construirá relacionamentos com outros departamentos e pessoas de todos os níveis – desde presidentes de conselhos até funcionários de limpeza. Esteja preparada para suportar o peso das frustrações de chamadores irados que foram colocados em espera, ou um cliente ou investidor insatisfeito, mantendo um comportamento profissional.