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O fechamento mensal é uma das etapas mais importantes da rotina do Departamento Pessoal. Ele consiste no conjunto de tarefas realizadas ao final de cada mês para garantir que todos os pagamentos, tributos, lançamentos e obrigações legais estejam corretos e sejam devidamente cumpridos dentro dos prazos estabelecidos.

Realizar esse processo de forma organizada evita erros na folha de pagamento, atrasos em guias de recolhimento, inconsistências no eSocial e até problemas legais com órgãos fiscalizadores.

O que é o fechamento mensal?

É o processo de encerrar as atividades do mês vigente, processando todas as informações da folha de pagamento, tributos, benefícios e obrigações acessórias. Ele é essencial para:

• Garantir o pagamento correto dos colaboradores
• Recolher os encargos trabalhistas e fiscais dentro dos prazos
• Atualizar as informações do eSocial
• Preparar relatórios contábeis e financeiros
• Evitar passivos trabalhistas e multas

Check-list de Rotina do Fechamento Mensal

Abaixo, você confere um check-list prático, com as principais etapas para um fechamento mensal eficiente:

1. Conferência da jornada de trabalho

• Verificar presença, faltas, atrasos, horas extras e intervalos
• Ajustar registros de ponto e validar justificativas (atestados, abonos, férias)

2. Lançamento e conferência da folha de pagamento

• Cadastrar variáveis: comissões, bônus, adicionais, descontos
• Calcular proventos e descontos legalmente permitidos
• Revisar o salário bruto, INSS, IRRF, vale-transporte, plano de saúde e outros
• Gerar e conferir os holerites (contracheques)

3. Geração e conferência das guias de recolhimento

• Emitir DARF Previdenciária (via DCTFWeb)
• Gerar GRF do FGTS (mensal)
• Gerar DARF do IRRF (código 0561)
• Recolher contribuições dentro do prazo legal
• Para desligamentos: gerar GRRF (FGTS rescisório)

4. Envio das obrigações ao eSocial

• Enviar eventos periódicos da folha (S-1200, S-1210)
• Fechar a folha e transmitir via DCTFWeb
• Enviar eventos de admissões, afastamentos e desligamentos (não periódicos)
• Atualizar cadastro dos trabalhadores e tabelas quando necessário

5. Conferência de encargos e provisões

• Verificar cálculo de 13º salário proporcional
• Provisão de férias (dias e valores)
• Atualização de saldo de banco de horas (se houver)
• Cálculo de provisões para a contabilidade

6. Organização documental

• Arquivar holerites assinados ou enviados eletronicamente
• Guardar cópias das guias recolhidas com comprovantes de pagamento
• Atualizar ficha financeira e ficha de registro dos empregados
• Garantir backup digital e físico da folha e dos relatórios do mês

7. Comunicação e relatórios internos

• Enviar holerites aos colaboradores
• Comunicar pendências de documentação ou justificativas
• Fornecer relatório da folha de pagamento para o setor contábil ou financeiro
• Sinalizar possíveis inconsistências ou ajustes para o próximo mês

Dica de ouro

Crie um calendário fixo com lembretes para cada uma dessas etapas, considerando os
prazos legais (ex: dia 7 para FGTS, dia 20 para INSS, último dia útil para IRRF). Isso ajuda a padronizar o processo, evitar atrasos e tornar a equipe mais eficiente.