LIVROS CONTÁBEIS

Os elementos geralmente mais conhecidos da escrituração contábil e que recebem maior atenção dos gestores são os balanços e demonstrativos. Mas os profissionais da contabilidade sabem o quanto lançamentos e livros contábeis são importantes também, tanto quanto os relatórios de resultados e cenário econômico-financeiro.

Assim como balanço patrimonial e DRE, alguns deles são obrigatórios de acordo com a legislação tributária. E há o facultativo para alguns negócios, mas que não deve ser desprezado e também pode servir ao empreendimento como ferramenta de gestão e controle de entradas e saídas.

Veja agora o que é cada um desses livros e quais são as suas funções:

• Livros contábeis obrigatórios

Assim como os relatórios, o livro razão e o diário também devem ser elaborados, emitidos e assinados por contador responsável e empresário de acordo com as legislações dos regimes tributários.

• Livro Diário

Como o próprio nome diz, ele registra todas as movimentações de valores da empresa, mesmo as que não geram alterações nas finanças, como as provisões de recebíveis e obrigações.

O início e o final são marcados por termos de abertura e encerramento assinados e que devem levar a autenticação da Junta Comercial. Neles são colocados os dados empresariais e o período compreendido pelo livro.

Os registros são elencados em ordem cronológica e de lançamento, do primeiro ao último dia de cada ano, mostrados em partidas dobradas, como lançados, com data, valor e breve histórico escrito. E é exatamente esta a sua função: documentar toda a movimentação da escrituração em débito e crédito.

• Livro Razão

Apesar de ser um dos livros contábeis obrigatórios, não são exigidos termos para abri-lo e encerrá-lo, nem que seja autenticado na Junta Comercial.

O livro razão controla os saldos de contas registradas no diário de forma individualizada, resumindo-as e revelando o fechamento correto, dados em aberto ou contas a pagar ou receber não honradas. Mesmo abrangendo também os lançamentos do grupo de resultados, o foco são as contas que afetam o resultado do patrimônio.

• Livro Caixa (facultativo)

Esse é opcional para as empresas, com exceção daquelas tributadas pelo Simples Nacional. Mesmo para as companhias não obrigadas, porém, o livro caixa pode ser uma boa e útil ferramenta de negócio, principalmente na gestão do fluxo de caixa.

Isso porque ele registra entradas e saídas de forma simples, em ordem cronológica e sem a consideração de partidas ou débito e crédito. Pelas informações que abrange, da forma como as organiza, ele pode ser usado como auxiliar para o livro diário.

Para os empreendimentos obrigados, o livro caixa deve ser elaborado com os termos de abertura e encerramento munidos das mesmas informações, assinaturas e autenticação referentes ao livro diário.

Regras gerais

Independentemente de os livros contábeis serem opcionais ou obrigatórios, observando as diretrizes que citamos acima, algumas resoluções devem ser seguidas sempre. Elas asseguram a idoneidade de registros e de cada livro, dando a certeza de que não houve e nem haverá adulteração de lançamentos e garantindo a padronização das emissões.

Nenhum livro pode conter rasuras ou qualquer tipo de adição ou alteração de dados após a emissão do sistema de gestão contábil. Além de sempre respeitarem a ordem cronológica e de alguns serem abertos e encerrados por termos, os documentos-base da escrituração devem ser idôneos de acordo com as leis fiscais.