Registro de evidências: fotos, lotes e divergências

O conferente de cargas não trabalha apenas com a movimentação e a contagem de produtos. Uma parte essencial de sua função é o registro de evidências, que garante clareza, transparência e rastreabilidade em todas as etapas do processo logístico. Registrar significa deixar documentado o que foi observado durante a conferência, seja em situações normais ou quando há algum problema.

1. Por que registrar evidências?

• Comprovação: serve como prova do que realmente aconteceu em uma operação.
• Transparência: evita dúvidas entre a empresa, fornecedores e clientes.
• Agilidade na solução: facilita a identificação da causa de erros ou falhas.
• Prevenção: ajuda a corrigir situações para que não se repitam no futuro.

Sem registros, divergências podem virar discussões sem solução clara.

2. Registro por fotos

O uso de fotos é uma prática cada vez mais comum no armazém. Elas:

• Mostram visualmente danos em embalagens ou produtos.
• Registram como as cargas chegaram (se estavam lacradas, amassadas ou abertas).
• Servem como evidência em casos de devoluções, reclamações ou auditorias.

Dica prática: sempre que tirar uma foto, garanta boa iluminação, foco nítido e que os detalhes importantes (como etiqueta ou número do lote) apareçam claramente.

3. Registro de lotes

Os lotes identificam grupos de produtos fabricados juntos. Esse dado é fundamental para a rastreabilidade, especialmente em setores como alimentos, medicamentos e cosméticos.

O conferente deve:

1. Anotar corretamente o número do lote em formulários ou sistemas.
2. Conferir se o lote registrado na nota fiscal ou sistema corresponde ao lote físico da mercadoria.
3. Garantir que o produto seja armazenado de acordo com sua validade (quando aplicável).

O registro dos lotes ajuda em casos de recall (quando um produto precisa ser retirado do mercado) e no controle de validade.

4. Registro de divergências

As divergências são diferenças encontradas durante a conferência, como:

• Quantidade diferente da nota fiscal.
• Produto trocado ou modelo incorreto.
• Embalagem violada ou com avaria.
• Lote divergente do informado.

Nesses casos, o conferente deve registrar de forma clara e objetiva:

• O que foi encontrado (exemplo: “faltaram 2 caixas de detergente 500 ml”).
• Onde ocorreu (exemplo: “na paleteira X” ou “na doca de recebimento”).
• Como estava a mercadoria (exemplo: “caixa rasgada no canto direito”).
• Evidências de apoio (foto ou etiqueta do lote).

Esse registro ajuda na tomada de decisão imediata, como devolução, ajuste de estoque ou contato com o fornecedor.